KI-gestützte Finanzautomatisierung, integriert in Salesforce
Finanzprozesse automatisieren, Systeme verbinden und mehr Transparenz schaffen – mit ibana & BLINKER
Viele Unternehmen nutzen Salesforce bereits als zentrale Plattform für Kunden-, Vertriebs- und Geschäftsprozesse. Finanzprozesse wie Rechnungsverarbeitung, Zahlungsfreigaben, Spesenmanagement oder der Abgleich von Kreditkartenabrechnungen laufen jedoch häufig weiterhin in separaten Systemen und erfordern zahlreiche manuelle Arbeitsschritte.
Gemeinsam mit ibana bringen wir diese Finanzprozesse näher an den bestehenden Salesforce-Kontext. ibana ergänzt Salesforce um eine KI-gestützte Finance-Automation-Schicht und verbindet Zahlungsmanagement, Bankkonnektivität, Rechnungsverarbeitung und Freigabeprozesse mit den Informationen, die bereits in Salesforce vorhanden sind.
So entsteht eine durchgängige Verbindung zwischen Finance und Business – ohne Salesforce als zentrale Arbeitsplattform zu ersetzen.
Wenn Finance und Salesforce in getrennten Welten arbeiten
In vielen Unternehmen sind Finanzprozesse über verschiedene Systeme, Postfächer und manuelle Abläufe verteilt. Eingehende Rechnungen müssen geprüft, relevante Informationen übertragen und Freigaben zwischen mehreren Personen koordiniert werden. Mitarbeiterspesen und Belege werden gesammelt und kontrolliert, während Kreditkartenabrechnungen häufig manuell mit den dazugehörigen Rechnungen oder Belegen abgeglichen werden müssen.
Gerade bei Freigabeprozessen entstehen dadurch schnell lange Abstimmungswege. Informationen befinden sich in E-Mails, Dokumenten oder unterschiedlichen Systemen, wodurch für die beteiligten Teams nicht immer unmittelbar ersichtlich ist, in welchem Status sich eine Rechnung oder Zahlung aktuell befindet und welcher nächste Schritt erforderlich ist.
Gleichzeitig enthält Salesforce bereits einen großen Teil des relevanten Geschäftskontexts – beispielsweise Informationen zu Accounts, Kund, Opportunities und laufenden Geschäftsprozessen. Die dazugehörigen Finanzinformationen befinden sich jedoch häufig außerhalb von Salesforce in ERP-, Buchhaltungs- oder Banking-Systemen.
Dadurch entstehen Medienbrüche zwischen Finance und CRM. Mitarbeitende müssen Informationen manuell zusammenführen und zwischen verschiedenen Anwendungen wechseln, obwohl die Daten häufig zum selben Geschäftsprozess gehören.
Eine verbundene Finance-Schicht für Salesforce
ibana verbindet bestehende ERP-, Buchhaltungs- und Bankensysteme mit Salesforce und schafft damit eine gemeinsame Prozesslandschaft für Geschäfts- und Finanzinformationen. Dabei bleiben die bestehenden Finanzsysteme weiterhin die führenden Systeme für die jeweiligen Finanzdaten. ibana übernimmt die intelligente Verarbeitung und Automatisierung der relevanten Finance-Prozesse und stellt die Verbindung zu Salesforce her. Salesforce kann dadurch weiterhin als zentrale Arbeitsoberfläche für Kunden- und Geschäftsprozesse genutzt werden, während Finanzinformationen dort sichtbar werden, wo sie für den jeweiligen Business-Kontext relevant sind.
Ein Account kann beispielsweise nicht mehr nur Informationen zu Kundendaten und Opportunities enthalten, sondern zusätzlich mit Rechnungen, Zahlungsstatus oder Freigabeinformationen verknüpft werden. Dadurch erhalten Teams einen umfassenderen Überblick über die tatsächliche Kunden- und Geschäftsbeziehung.
ERP, Buchhaltung & Banking: Ihre bestehenden Systeme bleiben die Grundlage für Finanz-, Buchhaltungs- und Bankdaten.
ibana: übernimmt die KI-gestützte Verarbeitung von Finanzinformationen, verbindet Zahlungs- und Rechnungsprozesse und stellt die Verbindung zwischen den unterschiedlichen Systemen her.
Salesforce: verbindet die Finanzinformationen mit dem bestehenden Kunden-, Vertriebs- und Geschäftskontext und macht relevante Informationen für die Teams verfügbar.
BLINKER: entwickelt gemeinsam mit Ihnen die passende Architektur und integriert ibana in Ihre bestehende Salesforce-Landschaft. Dabei betrachten wir nicht nur die technische Integration, sondern auch Prozesse, Datenmodelle, Freigaben, Automatisierungen und Anforderungen der beteiligten Teams.
Welche Finanzprozesse können automatisiert werden?
KI-gestützte Rechnungsverarbeitung: Rechnungen werden automatisch ausgelesen, strukturiert und für die weitere Bearbeitung vorbereitet. Die KI unterstützt zusätzlich bei Klassifizierung und Vorkontierung.
Digitale Rechnungsfreigaben: Rechnungen werden über definierte Workflows an die zuständigen Personen weitergeleitet. Der aktuelle Freigabestatus bleibt jederzeit nachvollziehbar.
Digitale Zahlungsfreigaben: Zahlungsfreigaben können strukturiert zwischen Buchhaltung, Management und weiteren Stakeholdern gesteuert und dokumentiert werden.
Spesenmanagement: Spesen, Barauslagen und Belege werden digital erfasst, geprüft und weiterverarbeitet – mit weniger manueller Abstimmung.
KI-gestützter Kreditkartenabgleich: Kreditkartentransaktionen können automatisch mit passenden Rechnungen und Belegen abgeglichen werden.
Digitale Zahlläufe: Zahlläufe lassen sich digital erstellen, bearbeiten und mit den entsprechenden Freigabeprozessen verbinden.
Prüfung von Lieferanten- und Bankdaten: Lieferanten- und Bankinformationen können geprüft und beispielsweise IBAN-Daten validiert werden.
Integration mit bestehenden Systemen: ibana kann über APIs mit Salesforce, ERP-Systemen und weiteren Anwendungen verbunden werden, ohne bestehende Systeme ersetzen zu müssen.
So kann ein Rechnungsprozess aussehen
Der Prozess startet mit einer eingehenden Rechnung, die direkt in ibana erfasst wird. Eine manuelle Übertragung der Rechnungsinformationen ist dadurch nicht mehr notwendig.
ibana extrahiert automatisch die relevanten Rechnungsdaten, prüft und strukturiert sie für den weiteren Prozess. Je nach Anforderung kann die KI zusätzlich bei Klassifizierung, Vorkontierung oder Validierung unterstützen.
Anschließend wird die Rechnung über einen definierten digitalen Freigabeprozess an die zuständigen Personen weitergeleitet. Die einzelnen Freigabeschritte werden dokumentiert und bleiben jederzeit nachvollziehbar.
Sobald alle notwendigen Freigaben erfolgt sind, ist die Rechnung bereit für die weitere Verarbeitung. Der gesamte Ablauf und die getroffenen Entscheidungen bleiben transparent dokumentiert.
Relevante Informationen und der aktuelle Status der Rechnung können anschließend in Salesforce sichtbar gemacht und mit Accounts, Opportunities oder weiteren Geschäftsprozessen verknüpft werden.
So entsteht ein durchgängiger Prozess von der eingehenden Rechnung bis zum Business-Kontext in Salesforce – mit weniger manueller Datenübertragung und mehr Transparenz über jeden einzelnen Prozessschritt.
Was verändert sich durch automatisierte Finanzprozesse?
Weniger manueller Aufwand
Wiederkehrende Tätigkeiten wie Dokumentenerfassung, Zuordnung oder Datenübertragung können automatisiert werden. Mitarbeitende müssen Informationen dadurch weniger häufig zwischen Systemen übertragen oder manuell nachbearbeiten.
Schnellere Freigabeprozesse
Klare digitale Workflows sorgen dafür, dass Rechnungen und Zahlungen direkt an die zuständigen Personen weitergeleitet werden. Dadurch lassen sich Wartezeiten und unnötige Abstimmungen reduzieren.
Mehr Transparenz
Der aktuelle Status eines Prozesses bleibt nachvollziehbar. Teams können schneller erkennen, ob eine Rechnung noch geprüft werden muss, auf eine Freigabe wartet oder bereits weiterverarbeitet wurde.
Verbundene Systeme
Salesforce, Finance-Systeme und Banking müssen nicht länger vollkommen getrennt betrachtet werden. Durch eine gemeinsame Integrationsschicht können relevante Informationen systemübergreifend genutzt werden.
Skalierbare Prozesse
Als Teil des Salesforce-Ökosystems ermöglicht die Growth Edition eine reibungslose Integration in andere Salesforce-Produkte, um eine einheitliche und effiziente Kundeninteraktion sicherzustellen.
Warum ibana & BLINKER?
ibana stellt die technologische Grundlage für KI-gestützte Finanzautomatisierung, Bankkonnektivität und Zahlungsprozesse bereit.
BLINKER sorgt dafür, dass diese Technologie sinnvoll in Ihre bestehende Salesforce- und Systemlandschaft integriert wird.
Dabei betrachten wir nicht nur einzelne technische Funktionen. Unser Ziel ist es, gemeinsam mit Ihnen einen durchgängigen Prozess zu entwickeln, der zu Ihren bestehenden Systemen, Rollen, Freigaben und organisatorischen Anforderungen passt.
Dafür analysieren wir zunächst, wie Ihre heutigen Finanzprozesse funktionieren und welche Systeme und Datenquellen beteiligt sind. Auf dieser Grundlage entwickeln wir ein Zielbild für die Verbindung von Salesforce, ibana und den bestehenden Finance-Systemen.
Anschließend setzen wir die notwendigen Datenmodelle, Integrationen, Workflows, Freigabeprozesse und Reports um und begleiten die Lösung durch Testing und Einführung.
Damit erhalten Sie keine isolierte Zusatzlösung, sondern eine Finance-Automation, die sich in Ihre bestehende Salesforce-Landschaft und Ihre Geschäftsprozesse integriert.
— Georg Linnerth
Geschäftsführender Partner, BLINKER GmbH
— Markus Leimer
Co-Founder, ibana GmbH
Finance-Check
Finden Sie heraus, wo Finance Automation bei Ihnen den größten Mehrwert schafft. Gemeinsam identifizieren wir passende Use Cases und zeigen, wie Salesforce und ibana sinnvoll zusammenspielen können.
FAQ über KI-gestützte Finanzautomatisierung in Salesforce
Was kann mit ibana und Salesforce automatisiert werden?
Mit ibana und Salesforce lassen sich unter anderem Rechnungsverarbeitung, Rechnungs- und Zahlungsfreigaben, Spesenmanagement, Kreditkartenabgleich und Zahlläufe digitalisieren und automatisieren. Welche Prozesse konkret sinnvoll sind, hängt von Ihrer bestehenden Systemlandschaft und Ihren Anforderungen ab.
Wie arbeiten ibana und Salesforce zusammen?
ibana übernimmt die intelligente Verarbeitung und Automatisierung von Finanzprozessen und verbindet bestehende ERP-, Buchhaltungs- und Banksysteme mit Salesforce. Relevante Finanzinformationen können dadurch direkt im passenden Kunden- oder Geschäftskontext in Salesforce sichtbar gemacht werden.
Müssen bestehende ERP-, Buchhaltungs- oder Banksysteme ersetzt werden?
Nein. Bestehende Finanzsysteme können weiterhin als führende Systeme genutzt werden. ibana verbindet diese Systeme mit Salesforce und unterstützt dabei, Prozesse über Systemgrenzen hinweg zu automatisieren, ohne die bestehende Systemlandschaft vollständig ersetzen zu müssen.
Wie funktioniert die KI-gestützte Rechnungsverarbeitung?
Eingehende Rechnungen werden automatisch ausgelesen, strukturiert und für die weitere Bearbeitung vorbereitet. Die KI kann zusätzlich bei Klassifizierung, Vorkontierung und Validierung unterstützen. Dadurch reduziert sich der manuelle Aufwand bei der Erfassung und Verarbeitung von Finanzdokumenten deutlich.
Wie funktionieren digitale Rechnungs- und Zahlungsfreigaben?
Freigaben können über klar definierte digitale Workflows an die zuständigen Personen weitergeleitet werden. Abhängig von Kriterien wie Betrag, Unternehmen oder Kostenstelle bleibt jederzeit nachvollziehbar, welche Freigaben bereits erfolgt sind und wo sich eine Rechnung oder Zahlung aktuell im Prozess befindet.
Welche Vorteile bringt die Verbindung von Finance und Salesforce?
Finanzinformationen wie Rechnungen, Zahlungsstatus oder Freigaben können mit Accounts, Opportunities und weiteren Geschäftsprozessen verbunden werden. Teams erhalten dadurch mehr Transparenz, müssen weniger zwischen Systemen wechseln und können Finanz- und Geschäftsinformationen in einem gemeinsamen Kontext nutzen.
Kann ibana in bestehende Systeme integriert werden?
Ja. ibana verfügt über offene Integrationsmöglichkeiten und kann über APIs mit Salesforce, ERP-Systemen, Buchhaltungslösungen, Banking-Systemen und weiteren Anwendungen verbunden werden. So können bestehende Systeme weiter genutzt und Prozesse über Systemgrenzen hinweg automatisiert werden.
Welche Rolle übernimmt BLINKER bei der Umsetzung?
BLINKER analysiert gemeinsam mit Ihnen die bestehenden Prozesse und Systeme, entwickelt die passende Architektur und integriert ibana in Ihre Salesforce-Landschaft. Dabei betrachten wir unter anderem Datenmodelle, Schnittstellen, Freigaben, Automatisierungen, Workflows und die Anforderungen der beteiligten Teams.
Wie startet ein Finance-Automation-Projekt?
Zu Beginn analysieren wir gemeinsam, wo heute besonders viel manueller Aufwand, Medienbrüche oder fehlende Transparenz entstehen. Anschließend priorisieren wir geeignete Use Cases und definieren mit dem Finance Automation Fit Check mögliche Zielprozesse, Integrationen und die nächsten Umsetzungsschritte.
