vibe OCR und CRM Implementierung
Effiziente Digitalisierung für Budgetsteuerung, Rechnungsmanagement und Verwaltung von Organstrafmandaten
01 Anforderungen
Automatisierte Finanz- und Verwaltungsprozesse durch CRM- und OCR-Integration
vibe, das „Netflix für Elektroautos“, bietet ein innovatives Abo-Modell für nachhaltige Mobilität. Kund:innen können Elektrofahrzeuge flexibel nutzen, wobei sämtliche Kosten im Abo-Preis enthalten sind. Aufgrund des starken Wachstums und der steigenden Anzahl an Verwaltungs aufgaben war eine umfassende Digitalisierung erforderlich.
Zum einen benötigte vibe eine Lösung zur Optimierung der Budgetsteuerung und Rechnungsverarbeitung, um Kosten effizient zu verwalten und Zahlungsprozesse zu automatisieren. Das neue PO-System (Purchase Order) sollte eine transparente Freigabe- und Budgetkontrolle ermöglichen, Eingangsrechnungen automatisiert erfassen und sich nahtlos in die bestehende Buchhaltungssoftware (BMD) integrieren.
Parallel dazu stellte die Verwaltung von Organstrafmandaten eine Herausforderung dar. Der Prozess war bislang manuell und zeitaufwendig, insbesondere die Zuordnung von Strafen zu Fahrer:innen sowie die Verwaltung von Benachrichtigungen und Zahlungen. Hier war eine OCR-gestützte Lösung gefragt, die Dokumente automatisch ausliest, Daten strukturiert erfasst und den Workflow effizient steuert.
Das Ziel bestand darin, zwei zentrale Systeme zu implementieren:
- Ein PO-System, das Budgets, Purchase Orders und Rechnungsfreigaben automatisiert und transparent abbildet.
- Eine OCR-Integration, die Organstrafmandate effizient verarbeitet, Fahrern zuordnet und automatische Workflows für deren Abwicklung bereitstellt.
Diese Systeme sollten in die bestehende CRM- und Buchhaltungsinfrastruktur integriert werden, um eine durchgängige Digitalisierung und Automatisierung sicherzustellen.
02 Umsetzung
Ganzheitliche Implementierung eines PO- und OCR-Systems für effiziente Prozesse
Die Umsetzung begann mit einer detaillierten Prozessanalyse, um die Anforderungen von vibe zu identifizieren und die passenden Technologien für eine skalierbare Lösung auszuwählen.
Für das PO-System wurde eine maßgeschneiderte Plattform entwickelt, die Budgets, Bestellungen und Rechnungsverarbeitung vollständig digitalisiert. Eine OCR-Schnittstelle wurde integriert, um Rechnungen automatisch auszulesen und in das System einzuspeisen. Anschließend erfolgte die Anbindung an das BMD-Buchhaltungssystem, sodass alle relevanten Daten in Echtzeit synchronisiert werden. Durch individuell entwickelte Freigabeprozesse wurden Transparenz und Nachvollziehbarkeit erhöht.
Für die Verwaltung der Organstrafmandate wurde eine leistungsfähige OCR-Integration implementiert. In einem umfassenden Training wurden über 140 Dokumentenversionen trainiert, um die Erkennungsgenauigkeit der API zu optimieren. Ein automatisierter Workflow steuert die gesamte Abwicklung:
- Die OCR erfasst und analysiert die Mandate.
- Automatische Zuordnung der Strafen zu den jeweiligen Fahrer:innen.
- Erstellung und Versand von Benachrichtigungen an Kund:innen.
Zusätzlich wurden automatisierte Dashboards und Reports eingerichtet, die dem vibe-Team Echtzeit-Insights zur Anzahl bearbeiteter Mandate, Prozesslaufzeiten und Kosten ermöglichen.
Beide Systeme wurden intensiv getestet und durch gezielte User-Trainings eingeführt, um eine reibungslose Integration in den Arbeitsalltag zu gewährleisten.
- Automatisierung von Rechnungs- und Budgetprozessen durch ein PO-System
- OCR-gestützte Strafmandatsverarbeitung, um Strafzettel automatisch auszulesen
- Integration in die Buchhaltungssoftware (BMD)
- Echtzeit-Reporting und Dashboards
- Benutzerfreundlicher Workflow für Rechnungen und Strafmandaten
03 Technologien
Sales Cloud
Zentrale Plattform für effiziente Vertriebs- und Finanzprozesse
Die Salesforce Sales Cloud ist eine umfassende CRM-Lösung, die Unternehmen dabei unterstützt, ihre Vertriebsprozesse effizient zu verwalten und zu automatisieren. Sie bietet zentrale Funktionen wie Lead- und Opportunity-Management, Berichterstellung und Workflow-Automatisierung, um die Kundengewinnung, -betreuung und -bindung zu optimieren. Durch die Möglichkeit, alle Kundendaten, Verkaufschancen und Finanzprozesse an einem Ort zu bündeln, sorgt die Sales Cloud für maximale Transparenz und Effizienz.
Für vibe wurde die Sales Cloud als zentrale Plattform zur Verwaltung von Kundendaten, Rechnungsprozessen und Workflows implementiert. Sie bildet das Herzstück des Purchase Order (PO)-Systems, das den gesamten Bestell- und Finanzprozess steuert. Die Lösung ermöglicht eine nahtlose Integration mit der Buchhaltungssoftware BMD, sodass finanzielle Daten automatisch synchronisiert werden. Zudem wurden automatisierte Workflows für Rechnungsverarbeitung, Budgetfreigaben und Echtzeit-Reporting eingerichtet. Dadurch konnte vibe eine effizientere Steuerung seiner Finanzprozesse erreichen und manuelle Fehlerquellen minimieren.
Die Vorteile der Salesforce Sales Cloud auf einen Blick
- Lead- und Opportunity-Management
- Verkaufsprognosen
- Account- und Kontaktmanagement
- Mobile Zugriffsmöglichkeiten
- Effizienzsteigerung durch Workflow-Automatisierung
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